Dynamics 365 の便利な機能として、Outlook との連携があります。
Outlook ユーザーであれば、Outlook から直接 Dynamics の顧客情報や案件情報を確認し、
活動情報を更新することもできるので、Office 365 をすでに利用されている方であれば使わない手はないです。
Dynamics 365 for Outlook を利用する上で必要なことがあります。
ユーザーが Dynamics 365 App for Outlook の利用資格を満たすために必要なこと
- 受信電子メール、予定、取引先担当者、
タスクのサーバー側同期をユーザーのメールボックスに設定します。 - メールボックスのテストと有効化が済んでいることを確認します。
Dynamics 365 App for Outlook User のセキュリティ ロールを持っていること
セットアップ手順をまとめてみました。１つずつ設定していきましょう。
目次
事前準備
Outlook のセットアップをする前に、いくつか事前準備があります。
セキュリティロールをユーザーに割り当てる
上記２つの設定より先に、
Dynamics 365 for Outlook を使用したいユーザーにセキュリティロールの設定が必要です。
ここで必要な権限としては、
Dynamics 365 for Outlook タスクに必要なアクセス許可 に記載があるような特権が必要です。
- オフラインにする
- 保存されているビューの読み取り
- “取引先担当者” レコードの 書き込み、追加先
まずは、Dynamics 365 のホーム画面を開きます。
表示されている Dynamics 365 の適当なアプリを開きます。
右上歯車ボタンから、「詳細設定」をクリックします。
「設定」から「セキュリティ」を開きます。
そして「セキュリティロール」をクリックします。
今回は、Account Manager という既定のロールを少し変更します。
「コアレコード」タブで、取引先担当者、営業案件、活動などに権限があることを確認します。
「経営管理」タブの、Outlook の特権も付与しておきます。
これで、セキュリティロールの設定は完了です。保存して閉じましょう。
あとは、このロールをユーザーに割り当てます。「ユーザー」をクリックします。
利用するユーザーに先ほどの Account Manager ロールを割り当てます。
Dynamics 365 for Outlook のアプリにロールを割り当てる
次は、アプリに先ほどの Account Manager ロール を割り当てておきます。
Outlook から表示される Dynamics 365 の画面はこのアプリになるため、アクセス権がないとエラーになります。
「設定」の「マイアプリ」を開きます。
そして、Dynamics 365 App for Outlook の … をクリックして、「ロールの管理」をクリックします。
Account Manager にチェックをいれて、「無視して保存」をクリックします。
これで事前準備はOKです。
電子メール アクセスの設定
Dynamics 365 と Exchange の連携を行います。
なお、Dynamics 365 １テナント内で Exchange 連携できるのは１インスタンスのみです。
「設定」より「電子メール アクセ…」 をクリックします。
「メールボックス」をクリックします。
１つの電子メールを選択して「編集」ボタンをクリックします。
サーバープロファイルを下図のように、
受信メール・送信メール・予定、取引先担当者、タスク を 「サーバー同期」に設定して保存します。
「電子メールの承認」をクリックします。
「メールボックスのテストと有効化」をクリックし、☑をいれて、「OK」 とします。
しばらく待つと、左パネルの「通知」を開いて正常に完了したと確認できます。
先ほどの一覧画面でも、すべて成功になれば完了です。
Dynamics 365 App for Outlook の構成
最後に、Dynamics 365 App for Outlook を構成します。
「設定」に戻り、「Dynamics 365 App for Outlook」を開きます。
資格があるすべてのユーザーに設定したユーザーが表示されるので、☑をいれて
「OUTLOOK へのアプリの追加」ボタンをクリックします。
しばらくは保留中（15分ほど）ですが、完了すれば以下の通りになります。
これで Dynamics 365 側の設定は完了しました。
Outlook から Dynamics 365 へアクセスする
Outlook を開き、予定表を１つ追加しましょう。
件名や時間を追加します。
右上の … から「Dynamics 365」 が表示されると連携は完了してます。クリックしてみます。
Dynamics 365 の取引先担当者で、事前に テスト 太郎 と作成していたので、検索してみます。
クリックして予定を作成します。Dynamics 365 に登録されている情報が確認できました。
担当者名右の … をクリックして、「活動の追加」から「予定の追加」をクリックします。
必要な個所を入力したら、保存して閉じる をクリックします。
Dynamics 365 側でも確認すると、担当者に予定の活動が追加されていることがわかります。
以上、Dynamics 365 App for Outlook のセットアップ手順まとめでした。
