Word テンプレートを使い、自社の見積書を作成する手順をこちらにまとめます。
事前準備
まずは、営業案件を作成し、見積りで使用する製品をいくつか追加しておきます。今回は、営業案件に製品を２つ追加し、税額分も追加した見積もりを事前に作成しました。
合計金額はこの通りです。
見積りテンプレートの作成
それでは、見積りのテンプレートの作成にはいります。
Word テンプレートのダウンロード
まずは「設定」から「テンプレート」をクリックし、「ドキュメント テンプレート」をクリックします。
「新規」ボタンをクリックして、
Word のテンプレートを選択、「エンティティ別にフィルター」で 見積り を選択したら「エンティティの選択」をクリックします。
※ Project Service をインストールしていると、見積りが２つありますが quote のほうを選択します。
ここで 1:N の関連性からエンティティを選択します。
見積り では、下図のように 「製品」とフォーム上で表記されていますが
実際は 見積依頼明細行 というエンティティのサブグリッドであることがわかります。
そのため、1:N の関連付け より 見積依頼明細行 を選択します。
これで見積もり上で、選択された製品が表示されるように設定可能となります。テンプレートをダウンロードしましょう。
Word テンプレートの編集
ダウンロードした Word を開き、「開発」タブから XML マッピングウィンドウ をクリックします。
※ 表示されない場合は、オプションでリボンの設定から「開発」タブにチェックをいれて表示させます。
カスタム XML で urn:microsoft…. を選択します。
見積りと見積依頼明細行 に関連するフィールド内部名が表示されます。これらのフィールドを、Word ドキュメントに当て込むことで、テンプレート化されたドキュメントを生成できます。
たとえば、下図のような簡単な見積りにフィールドを割り当てていきます。
まず 件名 の個所に、見積りでは 名前 (name) をあてます。name を quote から探し、右クリックで 「コンテンツコントロールの挿入」から「リッチテキスト形式」をクリックします。
すると、件名 に name が挿入されたことがわかります。
この要領で、他の個所もフィールドを挿入します。※フィールド名を確認するのが大変な場合は、Metadata Browser を活用すると便利です。
リピートする表をつくる
次に、見積りに関連付けられている 見積依頼明細行 の値を表に設定します。
まずは表に、製品名や数量、価格を追加します。
リピートしたい行のフィールドをすべて選択して、XML マッピングで、見積依頼明細行 (quote_details) エンティティ名上で右クリックから「コンテンツ コントロールの挿入」 で 繰り返し をクリックします。
これで、繰り返しする行は以下のように ＋ が表示されました。
残りの小計や税額、合計を挿入したら完成です。Word テンプレートに適当な名前を入れて保存しておきます。
Word テンプレートのアップロード
最後にテンプレートをアップロードします。最初にテンプレートをダウンロードした画面で、「テンプレートのアップロード」をクリックして作成してテンプレートをアップロードします。
これで完成です。
見積書の作成
サンプルで作った見積りに戻り、上部メニューの ・・・ より「Word テンプレート」をクリックして、先ほどアップロードしたテンプレート名をクリックします。
ダウンロードされた Word を開くと、意図した通りに見積書ができました。
また、最近のアップデートで PDF として保存も可能になりました。個人的にはこのアップデートはかなり助かります。
※ユーザーから、Word だとダウンロードした人が自由に値を変えられてしまうので、PDF 化してほしい、という要望がありました。
上部メニューから「PDFの作成」をクリックするとアップロードしたテンプレートを選択できるので、ダウンロードします。
PDF を見ると、なかなかいい感じですね。
以上が、Word テンプレートで見積書を作成する手順でした。一度設定すると使いまわしができるので、とても便利です。
ぜひご活用ください。
